学校档案管理学习材料

学校档案管理学习材料 通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。
一、学校档案工作的基本原则
1、集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全和有效利用。
2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则：
即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳
入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。
    3、建立、完善学校档案信息库，并纳入校园网统一管理和开发利用。
二、档案的收集
要按照国家、政府及教育行政部门的有着规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。
1、依法按章
档案的收集必须依法按章，目前，我们基础教育单位应按照上海
市教育委员会19xx年15号文《上海市中小学档案工作标准》实施。要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术、科技等具有知识产权的资料的区别。管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。
2、完善机制
    档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围、对象、时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度。
3、建立网络
由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的
收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人。
三、档案的整理
档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的、、组合和编目，使其系统化、科学化。有利于档案的保管和使用。
1、规范分类
目前我们基础教育范围的学校档案，是按照《上海市中、小学档
案案卷类目及保管期限表》（沪教办[1992]第51号文）的分类规则来分的。由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围。因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是。
2、保持结构完整性
学校档案的整理，要按照教育、教学、科研、人事、行政、财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性。
3、保持整体系统性
学校档案的整理，还要按照学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性。
三、档案的立卷
1、为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，学校应按照《上海市教育委员会办公室关于加强学校档案预立卷工作的通知》要求，推行预立卷制度。
    2、学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集、积累，并定期进行整理。
    3、学校档案室要随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好预立卷工作。
    4、组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用。
    5、组卷的技术要求：
（1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页。
（2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；打印在前，定稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。
（3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角。
（4）填写卷 内目录及备考表。每份文件材料必须注明单位、责任者、时间。
（5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补。
（6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者、问题、文种三要素。
（7）档案封面和卷盒按有关规定要求。
四、档案的保管
    1、必要的硬件保障
   为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行“三室分开”，即档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立。
档案库房要保证通风、干燥，配备必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、调温和通风等设施，要有可靠的防盗设施。
    2、完善的软件建设
 建立档案管理的常规工作制度。如收集、整理、分类、立卷、
借阅、鉴定、剔除、销毁等制度。建立相应的工作资料。
3、认真做好归档验收工作。档案室应对整理组卷完毕垢档案进
行入库存前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档。
4、按规定做好分类编号工作。
5、按规定做好编目工作。目录每条目基本著录项目包括：顺序
号、档号、题名、日期、页数、保管期限等。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。
6、按照档案顺序号，依次排列上架。
7、要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补
救措施，并报告分管^领`导，确保档案安全。
8、要严格做好鉴定和销毁工作。要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校^领`导批准。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字。
9、认真做好统计工作。建立档案的收进、移出、利用、销毁等统计台帐，及时报送统计报表。
10、及时做好档案的补充工作。归档的文件材料如有遗漏，学校应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位。
五、档案的开发和利用
1、提供利用
（1）学校档案室按借阅制度规定，办理档案的出借、查阅手续，并做好借阅记录，对借出档案，应定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，报校^领`导；学校根据情节轻重，对责任人给予必要的教育和处理。
（2）档案室应提供检索工具，指导利用者查找档案，并解答利用者各种有关问题。
2、信息开发
（1）学校要组织专业人员利用教育教学档案编辑各种形式的教育教学参考资料和汇编，如教育教学经验汇编、优秀教案汇编、优秀课件汇编、优秀试题汇编等，为教育教学提供信息服务。
（2）档案室要注意收集教育教学档案的利用事例，并将典型事例汇编成册，鼓励和推动利用档案为教育教学改革报务。
                          
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